Gestion des membres

1. Ouvrez Contacts › Contacts.
2. Cliquez sur Ajouter un contact, puis choisissez Ajout simplifié ou Ajout complet.
3. Ajout simplifié : à l’étape 1, saisissez Prénom, Nom et Email, puis cliquez sur Suivant.
4. À l’étape 2, choisissez les catégories, puis cliquez sur Enregistrer. Pour compléter la fiche tout de suite, cliquez plutôt sur Renseigner plus d’informations.
5. Ajout complet : une fiche contact vierge s’ouvre sur l’onglet Informations personnelles. Remplissez-la, puis cliquez sur Enregistrer.
6. Pep’s Up vérifie les doublons avant de créer la fiche.

Bon à savoir : Sur le pack Gratuit, vous pouvez ajouter jusqu’à 10 contacts. Au-delà, Ajouter un contact propose de passer au pack Basic.

1. Ouvrez Contacts › Contacts.
2. Dans le bloc Actions, cliquez sur Fusionner deux contacts.
3. Choisissez le Premier contact puis le Deuxième contact. Cet ordre ne change pas le contact conservé.
4. Lisez l’encadré bleu qui rappelle les règles, puis cliquez sur Lancer la fusion.
5. Dans la fenêtre Confirmez-vous la fusion de ces contacts ?, vérifiez le contact conservé, le contact supprimé et les éléments transférés.
6. Cliquez sur Oui. Le message Les deux contacts ont été fusionnés avec succès s’affiche.

Bon à savoir : Pep’s Up conserve le contact qui a un compte Pep’s Up, sinon le plus ancien. Ses champs vides sont complétés par l’autre fiche, qui lui transfère commandes, événements, adhésions, groupes et messages. La fusion est impossible si les deux contacts participent aux mêmes événements, ont des dossiers d’adhésion sur les mêmes périodes ou si l’un gère l’autre. Si les deux ont un compte Pep’s Up, contactez le support.

1. Ouvrez Contacts › Contacts et dépliez le bloc Filtres.
2. Pour partir d’un groupe, choisissez-le dans Groupe dynamique ou fixe.
3. Cliquez sur Ajouter un filtre, puis choisissez un critère, un opérateur (ex. Égal à, Contient, Renseigné) et une valeur.
4. Les critères sont classés en trois familles : Filtre avancé (catégorie, rôle, adhésion, événements, boutique…), Champ standard et Champ personnalisé.
5. Ajoutez d’autres lignes au besoin : elles se cumulent avec « et ». Le bouton Supprimer retire une ligne.
6. Pour chercher une personne, utilisez la zone Rechercher : au-dessus du tableau (prénom, nom, raison sociale, email ou ID technique).
7. Pour repartir de zéro, cliquez sur la gomme Effacer tous les filtres. Celle du tableau, Effacer la recherche, vide la recherche.

Bon à savoir : Les filtres actifs sont repris lors de l’export de vos contacts. Certains critères d’adhésion n’apparaissent que si le module Adhésion est configuré.

1. Ouvrez Contacts › Contacts.
2. Cochez les contacts à inviter. Leur email doit être renseigné.
3. Dans Actions sur la sélection, cliquez sur l’icône enveloppe Inviter à s’inscrire.
4. Dans la fenêtre Invitez les contacts à s’inscrire, vérifiez l’aperçu du message et complétez le texte si besoin.
5. Cliquez sur Envoyer. Chaque contact reçoit un email avec le bouton Créer mon compte.
6. Suivez la colonne Compte Pep’s Up ? : son bouton Renvoyer le mail d’activation de compte renvoie l’email d’activation d’un compte déjà créé.

Bon à savoir : Sans sélection, l’invitation part à tous les contacts pas encore inscrits qui ont un email. Une fois son compte créé, le contact retrouve dans son espace : Tableau de bord, Événements, Paiements, Adhésions (dont sa carte d’adhérent), Confidentialité, Infos complémentaires et Mon compte. Les Actions sur la sélection proposent aussi l’envoi d’un message, le bouton Groupe, la Mise à jour des informations personnelles, la suppression et l’export.

1. Ouvrez Contacts › Contacts.
2. Dans la barre de boutons du tableau, cliquez sur Colonnes.
3. Cochez les colonnes à afficher (ex. Tél mobile, Adhésion, Catégories, vos champs personnalisés) et décochez les autres. L’effet est immédiat.
4. Faites glisser les en-têtes pour changer l’ordre des colonnes. Les deux premières restent fixes.
5. Pour revenir à l’affichage d’origine, cliquez sur l’icône Restaurer les paramètres du tableau par défaut.

Bon à savoir : Votre choix est mémorisé dans votre navigateur, pour votre compte. Il ne vous suit pas sur un autre appareil et disparaît si vous videz le cache. Les exports Colonnes visibles reprennent cette sélection.

1. Ouvrez Contacts › Contacts et cliquez sur Import dans la barre de boutons du tableau.
2. Dans la fenêtre Import de contacts, cliquez sur Exportez le fichier d’import : il vous sert de modèle.
3. Dépliez Règles du fichier à respecter : Prénom et Nom obligatoires, dates au format JJ/MM/AAAA, etc.
4. Complétez le fichier sans changer ses colonnes, puis enregistrez-le au format CSV.
5. Déposez-le dans la zone Glissez votre fichier ou cliquez ici pour l’importer.
6. Cliquez sur Importer le fichier et patientez jusqu’à la fin de la barre de progression.

Bon à savoir : Seul un fichier CSV aux mêmes colonnes que l’export est accepté. Sinon, Pep’s Up affiche que la structure du fichier ne correspond pas au format attendu. Le nombre de contacts que vous pouvez importer dépend de votre pack.

1. Ouvrez Contacts › Contacts.
2. Appliquez au besoin vos filtres : ils sont pris en compte dans l’export.
3. Dans la barre de boutons du tableau, choisissez Export CSV (Toutes les colonnes) ou Export Excel (Toutes les colonnes).
4. Pour n’exporter que les colonnes affichées, choisissez Export CSV (Colonnes visibles) ou Export Excel (Colonnes visibles).
5. Pour n’exporter que certains contacts, cochez-les, puis cliquez sur l’icône Exporter des Actions sur la sélection.

Bon à savoir : Pour préparer un import, utilisez l’export CSV : l’import n’accepte que ce format.

1. Préparez d’abord le modèle de carte dans Adhésions › Carte d’adhérent.
2. Ouvrez Contacts › Contacts.
3. Repérez la petite icône carte, sous le prénom du contact.
4. Cliquez dessus (infobulle Téléchargez le PDF de la carte d’adhérent) : le PDF se télécharge.

Bon à savoir : L’icône n’apparaît que pour un contact de la catégorie Adhérent qui a un dossier d’adhésion, et seulement si un modèle de carte existe. Le contact peut aussi télécharger sa carte dans son espace, menu Adhésions › Carte d’adhérent.

1. Ouvrez Contacts › Contacts, puis cliquez sur un contact pour ouvrir sa Fiche contact.
2. Informations personnelles : le panneau Champs standards (prénom, nom, raison sociale, fonction, sexe, date de naissance, téléphones, adresse, email…) et le bloc Liens avec d’autres contacts.
3. Administratif : le panneau Confidentialité (ex. Afficher mon nom sur la page publique des adhérents, Recevoir les mails de l’association), puis le panneau Sécurité (allergie, personne à contacter).
4. Pour une association sportive, l’onglet Administratif contient aussi Informations Sportives : certificat médical, sa date et licence.
5. Informations complémentaires : vos champs personnalisés, regroupés par section. Cet onglet n’apparaît que si vous avez créé des champs personnalisés.
6. Groupes : le panneau Gestion des groupes du contact ajoute ou retire le contact d’un groupe fixe. Catégories : ses catégories.
7. Récapitulatif : ses rôles, ses catégories et son historique (dossiers d’adhésion, commandes, événements, dons, groupes). Cet onglet n’existe pas encore à la création.
8. Cliquez sur Enregistrer pour valider vos modifications.

Bon à savoir : Les champs standards sont fixes : pour suivre d’autres informations, créez des champs personnalisés. Un contact doit être enregistré avant de pouvoir être ajouté à un groupe.

1. Ouvrez Contacts › Contacts, puis la fiche du parent.
2. Dans l’onglet Informations personnelles, descendez jusqu’au bloc Liens avec d’autres contacts.
3. Dans Liste des contacts gérés (ex : ses enfants), sélectionnez l’enfant.
4. Cliquez sur le bouton + (Ajouter un contact en gestion (enfant par ex)). Le lien est enregistré aussitôt.
5. Vérifiez que l’enfant apparaît dans la liste. Sa fiche affiche le parent dans Liste des contacts gestionnaires (ex : ses parents).

Bon à savoir : Le gestionnaire reçoit les emails adressés au contact géré et peut gérer ses participations aux événements et ses paiements. Un dossier d’adhésion peut réunir les fiches de plusieurs enfants avec un seul panier, si l’option Gestion des familles est activée dans le module Adhésions. Sur un contact en cours de création, le lien n’est gardé qu’au premier Enregistrer.