Guide #2

Gestion des membres

Maîtrisez votre base de contacts : champs standards et personnalisés, rôles applicatifs, liens familiaux et feuilles de présence. 8 tutoriels pour tout contrôler.

7 tutoriels vidéo
3 chapitres
~25 min au total

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Ce que vous allez apprendre

Fiche contact

Champs standards, personnalisés et privés pour qualifier parfaitement chaque membre.

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Rôles & liens

Attribuez des rôles applicatifs, invitez vos membres et gérez les liens familiaux.

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Feuille de présence

Suivez les présences de vos membres lors de vos activités et événements.

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Chapitre 1 — 4 tutoriels

Fiche contact

Personnalisez les informations collectées sur chaque membre et l'affichage de votre base de données.

Tout pour gérer votre association

Champ standard

Fiche contact et adresse postale.

Champ personnalisé

Créer un champ catégorie sur mesure.

Champ personnalisé privé

Visibilité restreinte aux admins.

Colonnes

Personnaliser l'affichage de la base.

Configurer les champs standards de la fiche contact

Les champs standards sont les informations de base collectées sur chaque membre : nom, prénom, adresse, téléphone…

Dans le menu de gauche, allez dans Membres > Paramètres > Champs.
Vous voyez la liste des champs standards disponibles (Prénom, Nom, Email, Téléphone, Adresse, Date de naissance…).
Activez chaque champ utile via le commutateur. Les champs Prénom, Nom et Email sont activés par défaut et non modifiables.
Pour l’adresse postale, activez le bloc Adresse — cela déploie tous les sous-champs (rue, code postal, ville, pays).
Marquez les champs que vous souhaitez rendre Obligatoires.
Réorganisez l’ordre d’affichage par glisser-déposer, puis cliquez sur Enregistrer.

Créer un champ personnalisé de type catégorie

Les champs personnalisés permettent de collecter des informations spécifiques à votre association.

Dans Membres > Paramètres > Champs, cliquez sur Ajouter un champ.
Choisissez le type Catégorie (liste d’options prédéfinies).
Donnez un nom au champ (ex. : « Niveau sportif », « Section »).
Ajoutez les options disponibles en cliquant sur + Ajouter une option (ex. : Débutant, Intermédiaire, Avancé).
Décidez si le champ est obligatoire et s’il est visible par le membre sur son profil.
Cliquez sur Enregistrer. Le champ apparaît sur toutes les fiches membres.

Astuce : Les champs de type Catégorie permettent ensuite de filtrer et segmenter votre base facilement.

Créer un champ personnalisé privé

Un champ privé est visible uniquement par les administrateurs — le membre ne peut pas le voir ni le modifier.

Dans Membres > Paramètres > Champs, cliquez sur Ajouter un champ.
Choisissez le type souhaité (texte, catégorie, date…).
Nommez le champ (ex. : « Notes internes », « Motif de réduction »).
Activez l’option Champ privé — un cadenas s’affiche pour l’indiquer.
Cliquez sur Enregistrer.
Ce champ n’apparaîtra jamais sur l’espace membre ou les formulaires publics.

Utilisation : Idéal pour des notes internes, des alertes ou des informations confidentielles sur un membre.

Personnaliser les colonnes de la base de données

Choisissez quelles informations sont affichées dans la liste de vos membres pour travailler plus efficacement.

Dans Membres > Tous les membres, cliquez sur l’icône Colonnes en haut à droite du tableau.
Cochez les champs que vous souhaitez afficher en colonne (ex. : Téléphone, Statut adhésion, Section).
Décochez les colonnes inutiles pour alléger l’affichage.
Réorganisez l’ordre des colonnes par glisser-déposer.
Cliquez sur Appliquer. La configuration est sauvegardée pour votre compte.

Note : Chaque administrateur peut avoir sa propre configuration de colonnes.

Chapitre 2 — 3 tutoriels

Rôles & liens

Gérez les droits d'accès, invitez vos membres à rejoindre l'espace et reliez les contacts familiaux.

Tout pour gérer votre association

Membre avec rôle

Attribuez des rôles applicatifs à vos membres.

Compte Pep’s Up

Inviter un membre à rejoindre le système.

Parent et enfant

Lien gestionnaire entre contacts.

Attribuer un rôle applicatif à un membre

Les rôles définissent ce qu’un membre peut voir et faire dans l’application Pep’s Up.

Ouvrez la fiche d’un membre dans Membres > Tous les membres.
Dans l’onglet Accès, cliquez sur Attribuer un rôle.
Choisissez parmi les rôles disponibles :
- Administrateur : accès complet à toutes les fonctionnalités.
- Gestionnaire : accès aux membres et événements, sans les paramètres.
- Bénévole : accès limité (feuilles de présence, événements).
Cliquez sur Confirmer.
Le membre recevra un email d’invitation à se connecter si ce n’est pas déjà fait.

Inviter un membre à créer son compte Pep’s Up

Envoyez une invitation à un membre pour qu’il accède à son espace personnel.

Ouvrez la fiche du membre dans Membres > Tous les membres.
Dans l’onglet Accès, cliquez sur Envoyer une invitation.
Vérifiez que l’adresse email du membre est correcte.
Cliquez sur Envoyer. Le membre reçoit un email avec un lien de création de compte.
Une fois son compte créé, il accède à son espace membre : profil, historique d’adhésions, événements…
Vous pouvez renvoyer l’invitation si elle n’a pas été acceptée sous 7 jours.

Créer un lien parent/enfant entre contacts

Reliez un enfant à son parent ou tuteur pour gérer les adhésions familiales.

Ouvrez la fiche du contact enfant dans votre base de membres.
Dans l’onglet Liens, cliquez sur Ajouter un gestionnaire.
Recherchez le contact parent dans votre base et sélectionnez-le.
Le parent devient gestionnaire de l’enfant : il peut gérer son adhésion et son profil depuis son propre compte.
Cliquez sur Enregistrer.
Sur la fiche du parent, l’onglet Liens affiche désormais le ou les enfants dont il est gestionnaire.

Pratique : Le parent peut s’inscrire et payer l’adhésion de ses enfants en une seule transaction.

Chapitre 3 — 1 tutoriel

Feuille de présence

Suivez et enregistrez les présences de vos membres lors de vos activités et événements.

Tout pour gérer votre association

Feuilles de présence

Le tutoriel vidéo arrive prochainement. Le guide écrit est déjà disponible.
Suivez les présences lors de vos activités.

Utiliser les feuilles de présence

Enregistrez qui est présent à chacune de vos activités et consultez l'historique des présences.
Historique : Consultez le taux de présence par membre dans sa fiche, onglet Présences.

Dans le menu de gauche, cliquez sur Membres > Feuilles de présence.
Cliquez sur Nouvelle feuille de présence.
Nommez l’activité (ex. : « Cours du lundi 12 mai ») et choisissez la date.
Sélectionnez le groupe ou la sélection de membres concernés.
Le jour J, cochez les membres présents. Vous pouvez aussi utiliser l’application mobile pour pointer les présences.
Cliquez sur Valider. La feuille est archivée et consultable à tout moment.

Votre communauté est bien gérée !

Poursuivez votre formation avec le guide suivant pour simplifier vos adhésions en ligne.

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