Guide #5

Événements

Publiez des événements, gérez les inscriptions, invitez vos contacts et suivez les présences. 7 tutoriels pour maîtriser le module événements de Pep’s Up.

7 tutoriels
3 chapitres
~25 min au total

Ce que vous allez apprendre

Publier un événement

Créez, mettez en ligne et gérez les places disponibles pour vos événements.

Invitations & accès

Invitez vos contacts ciblés ou ouvrez l'événement librement à tous.

Documents & participants

Générez des PDF dynamiques et suivez les présences le jour J.

Chapitre 1 — 3 tutoriels

Publier un événement

Créez votre événement de A à Z : titre, description, localisation et gestion des places.

Tout pour gérer votre association

Créer et publier un événement

Mettez votre événement en ligne en quelques clics.

Ajouter une localisation

Affichez votre lieu sur une carte interactive.

Gérer les places disponibles

Définissez une jauge et fermez les inscriptions automatiquement.

Créer et publier un événement

Mettez votre événement en ligne en quelques clics depuis le tableau de bord.

Dans le menu de gauche, cliquez sur Événements puis sur Nouvel événement.
Renseignez le titre de l'événement et ajoutez une description détaillée (programme, infos pratiques).
Indiquez la date et l'heure de début et de fin.
Choisissez une catégorie et ajoutez une image de couverture attractive.
Définissez le tarif : gratuit ou payant (avec lien vers la boutique).
Cliquez sur Publier. L'événement est immédiatement visible sur votre espace membres.

Astuce : Utilisez le bouton Aperçu avant de publier pour vérifier le rendu final.

Ajouter une localisation avec carte interactive

Affichez le lieu de votre événement sur une carte pour faciliter l'accès aux participants.

Sur la fiche de votre événement, faites défiler jusqu'à la section Localisation.
Activez l'option Afficher une carte.
Tapez l'adresse dans le champ de recherche — la carte se centre automatiquement.
Ajustez le marqueur si nécessaire en le glissant sur la carte.
Ajoutez des informations complémentaires (accès transports, parking, code d'entrée).
Cliquez sur Enregistrer. La carte apparaît sur la page de l'événement.

Gérer les places disponibles

Limitez le nombre de participants et fermez les inscriptions automatiquement à jauge pleine.

Sur la fiche de l'événement, activez l'option Participation limitée.
Saisissez le nombre maximum de participants.
Définissez une date limite d'inscription si besoin.
Choisissez le comportement à jauge pleine :
- Fermer les inscriptions : plus personne ne peut s'inscrire.
- Liste d'attente : les suivants sont notifiés en cas de désistement.
Cliquez sur Enregistrer. Le compteur de places apparaît sur la page de l'événement.

Conseil : Activez les notifications de liste d'attente pour ne perdre aucun inscrit potentiel.

Chapitre 2 — 2 tutoriels

Invitations & accès

Invitez vos contacts ciblés par email ou ouvrez l'événement librement à tous.

Tout pour gérer votre association

Inviter des contacts

Sélectionnez et invitez vos membres par email.

Événement ouvert à tous

Permettez à n'importe qui de s'inscrire sans invitation.

Inviter des contacts à un événement

Sélectionnez des membres spécifiques et envoyez-leur une invitation personnalisée.

Sur la fiche de l'événement, cliquez sur l'onglet Invitations.
Cliquez sur Ajouter des contacts et sélectionnez les membres à inviter (par nom, groupe ou filtre).
Choisissez un modèle d'email d'invitation ou rédigez un message personnalisé.
Activez l'option Lien d'inscription directe pour simplifier l'inscription depuis l'email.
Cliquez sur Envoyer les invitations. Chaque contact reçoit un email avec un lien unique.
Suivez les réponses (accepté, refusé, en attente) depuis l'onglet Participants.

Configurer un événement ouvert à tous

Autorisez n'importe qui à s'inscrire à votre événement, même sans compte Pep's Up.

Sur la fiche de l'événement, dans la section Accès, sélectionnez Événement public.
Activez l'option Inscription sans compte pour permettre aux non-membres de s'inscrire.
Définissez les informations demandées lors de l'inscription (nom, email, téléphone…).
Copiez le lien public de l'événement et diffusez-le sur vos réseaux, site web ou newsletters.
Cliquez sur Enregistrer. L'événement est accessible via le lien sans authentification.

Important : Les inscrits sans compte sont automatiquement créés comme contacts dans votre base de données.

Chapitre 3 — 2 tutoriels

Documents & participants

Générez des documents personnalisés et assurez le suivi des présences.

Tout pour gérer votre association

Générer des PDF avec variables

Produisez des documents personnalisés pour chaque participant.

Suivi des présences

Pointez les présents et exportez la liste des participants.

Générer des PDF dynamiques avec variables

Créez des documents personnalisés (convocations, attestations) pour chaque participant.

Dans l'onglet Documents de l'événement, cliquez sur Nouveau document.
Choisissez un modèle de base ou partez d'une page blanche.
Rédigez votre document en insérant des variables dynamiques :
- {{prenom}} — prénom du participant
- {{nom}} — nom du participant
- {{evenement}} — titre de l'événement
- {{date}} — date de l'événement
Cliquez sur Générer. Un PDF unique est créé pour chaque participant inscrit.
Téléchargez les PDF individuellement ou en archive ZIP via Tout télécharger.
Envoyez les PDF directement par email depuis l'onglet Participants.

Suivi des présences et gestion des participants

Pointez les présents le jour J et exportez la liste de participants pour vos rapports.

Sur la fiche de l'événement, ouvrez l'onglet Participants.
La liste affiche tous les inscrits avec leur statut (confirmé, en attente, annulé).
Le jour de l'événement, cochez les participants présents via le bouton Marquer présent ou en scannant le QR code de leur billet.
Le compteur de présences se met à jour en temps réel.
Cliquez sur Exporter pour télécharger la liste au format Excel (nom, prénom, email, statut, heure d'arrivée).
Après l'événement, envoyez un email de remerciement aux participants depuis l'onglet Communication.

Pratique : Utilisez l'application mobile Pep's Up pour pointer les présences depuis votre smartphone à l'entrée.