Guide #7 sur 8 — Boutique en ligne

Boutique en ligne simple & sécurisée

Catalogue produits, commandes, paiements sécurisés… Configurez et gérez votre boutique en ligne pas à pas avec Pep's Up.

18 tutoriels vidéo
18 guides écrits
3 chapitres

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3 chapitres pour maîtriser votre boutique

Configurer votre boutique

6 tutoriels

Chapitre 1

Premières commandes

5 tutoriels

Chapitre 2

Gérer les commandes

7 tutoriels

Chapitre 3

Chapitre 1 — 6 tutoriels

Configurer votre boutique en ligne

Paramétrez votre boutique de A à Z : présentation, catalogue produits, modes de paiement et mise en ligne.

Tout pour gérer votre association

Présentation de votre boutique

Illustrez et présentez votre boutique avec une photo et un texte d'accueil
Ajoutez une photo et un texte d'accueil pour donner envie de commander.

Mail de l'association

Paramétrez l'adresse email qui recevra les notifications de commandes
Paramétrez l'email de contact pour recevoir les notifications de commandes.

Validation automatique

Désactivez la validation automatique pour contrôler chaque commande manuellement
Choisissez si les commandes sont validées automatiquement ou manuellement.

Produits de votre boutique

Sélectionnez les produits proposés dans votre boutique en ligne
Ajoutez et configurez les produits disponibles à l'achat dans votre boutique.

Modes de paiement

Configurez les modes de règlement : CB, virement, chèque, espèces…
Activez CB, chèque, virement ou espèces selon les préférences de vos membres.

Activation du module

Activez votre boutique pour la rendre visible et accessible sur votre site
Mettez votre boutique en ligne et rendez-la accessible à vos membres.

Présentation de votre boutique

Donnez une première bonne impression avec une image attrayante et un texte d'accueil qui donne envie de commander.

Dans le menu, accédez à Boutique > Paramètres.
Dans la section Présentation, cliquez sur Choisir une image.
Téléchargez ou sélectionnez une photo représentative de votre boutique.
Remplissez le champ Texte d'accueil avec une courte description de votre boutique et de ce que vous proposez.
Cliquez sur Enregistrer.

💡 Conseil : Utilisez une image en format paysage (16:9) d'au moins 1200 px de large. Un texte d'accueil court et chaleureux (2-3 lignes) est plus efficace qu'une longue description.

Mail de l'association

L'adresse email de la boutique reçoit toutes les notifications de commandes et les messages des acheteurs. Assurez-vous qu'elle est active et consultée régulièrement.

Dans Boutique > Paramètres, localisez le champ Email de contact.
Saisissez l'adresse email qui doit recevoir les notifications de commandes (ex. : boutique@monasso.fr).
Cochez l'option Envoyer une copie de confirmation au client si vous souhaitez qu'il reçoive un email à chaque commande.
Cliquez sur Enregistrer.

💡 Conseil : Évitez les adresses Gmail génériques. Une adresse en @votre-association.fr inspire davantage confiance à vos acheteurs.

Validation automatique

Par défaut Pep's Up valide automatiquement toutes les commandes. Vous pouvez désactiver ce comportement pour contrôler chaque commande avant traitement.

Dans Boutique > Paramètres, trouvez la section Validation des commandes.
Décochez l'option Validation automatique.
Cliquez sur Enregistrer.
Désormais, chaque nouvelle commande apparaîtra en statut « En attente de validation » et nécessitera votre action.

💡 Conseil : Recommandé si vous gérez des stocks limités ou si les produits nécessitent une vérification avant expédition. Pensez à vérifier vos commandes en attente chaque jour.

Produits de votre boutique

Sélectionnez et configurez les produits disponibles à l'achat dans votre boutique en ligne. Un catalogue bien complété augmente significativement les ventes.

Dans Boutique > Produits, cliquez sur + Ajouter un produit.
Renseignez le nom et la description du produit.
Indiquez le prix unitaire en euros.
Ajoutez une ou plusieurs photos du produit (format JPG ou PNG).
Indiquez le stock disponible ou cochez Stock illimité si applicable.
Cliquez sur Enregistrer et publier.

💡 Conseil : Des photos de qualité sur fond neutre augmentent le taux de commande. Privilégiez plusieurs angles du même produit.

Modes de paiement

Proposez plusieurs modes de paiement pour maximiser les chances que vos membres finalisent leur commande. Plus vous avez d'options, moins il y a d'abandon de panier.

Dans Boutique > Paramètres > Paiement, activez les modes selon vos besoins.
Pour le paiement CB en ligne : activez Stripe et suivez les instructions de connexion.
Pour le chèque : activez l'option et renseignez l'ordre du chèque et l'adresse d'envoi.
Pour le virement bancaire : activez et renseignez votre IBAN.
Pour les espèces : activez et précisez les modalités (permanence, contact).
Cliquez sur Enregistrer.

💡 Conseil : Le paiement CB en ligne nécessite l'activation de Stripe. Contactez le support Pep's Up si ce n'est pas encore configuré sur votre compte.

Activation du module

Votre boutique est configurée et vos produits sont prêts. Il est temps de l'activer pour la rendre visible sur votre site internet et permettre aux membres de passer commande.

Dans Boutique > Paramètres, repérez le bouton d'état en haut de page.
Cliquez sur Activer la boutique.
Confirmez l'activation dans la fenêtre de dialogue.
Votre boutique est maintenant en ligne et accessible sur votre site internet !

💡 Conseil : Avant d'annoncer l'ouverture à vos membres, testez en passant une commande test vous-même. Vérifiez que vous recevez bien la notification par email et que le processus est fluide.

Chapitre 2 — 5 tutoriels

Créer vos premières commandes

Passez votre première commande, ajustez les quantités et maîtrisez les outils de recherche et de filtrage.

Tout pour gérer votre association

Création d'une commande

Créez votre première commande via la boutique en ligne
Passez une commande manuellement depuis l'administration au nom d'un membre.

Quantité

Modifiez la quantité d'un produit avant de finaliser la commande
Ajustez la quantité de chaque article dans le panier avant de valider.

Commentaire

Ajoutez un commentaire à une commande avant validation
Ajoutez une note interne visible uniquement par les administrateurs.

Filtre boutique

Triez et retrouvez vos commandes grâce aux filtres avancés
Filtrez par statut, date ou mode de paiement pour retrouver vos commandes.

Recherche boutique

Recherche textuelle dans la liste de vos commandes
Retrouvez une commande par le nom ou l'email du client en quelques secondes.

Création d'une commande

Vous pouvez créer une commande depuis l'administration au nom d'un membre, sans qu'il ait à utiliser la boutique en ligne. Pratique pour les commandes par téléphone ou en face à face.

Dans Boutique > Commandes, cliquez sur + Nouvelle commande.
Recherchez et sélectionnez le membre concerné dans la liste.
Cliquez sur + Ajouter un produit et sélectionnez les articles souhaités.
Choisissez le mode de paiement utilisé.
Ajoutez un commentaire si nécessaire (ex. : « Commandé par téléphone le… »).
Cliquez sur Créer la commande.

💡 Conseil : Si le membre n'est pas encore dans votre base, créez d'abord sa fiche dans Membres > Ajouter un membre, puis revenez créer la commande.

Quantité

Avant de valider une commande, vous pouvez ajuster la quantité de chaque produit dans le panier. Le montant total se recalcule automatiquement.

Dans le panier de la commande en cours, repérez le produit dont vous souhaitez modifier la quantité.
Utilisez les boutons + et −, ou saisissez directement la quantité dans le champ.
Le montant total se recalcule automatiquement.
Continuez vers la validation une fois satisfait.

💡 Conseil : Il n'est pas possible de commander plus que le stock disponible. Si le produit est en rupture, Pep's Up vous en avertira.

Commentaire

Ajoutez une note ou un commentaire à une commande pour conserver une information importante (demande spécifique, contexte, instructions de livraison).

Lors de la création ou de la consultation d'une commande, faites défiler jusqu'à la section Commentaire.
Saisissez votre message dans le champ texte.
Le commentaire est visible uniquement par les administrateurs — il n'est pas envoyé au client.

💡 Conseil : Utilisez les commentaires pour noter les échanges téléphoniques avec le client ou des instructions de remise spécifiques (ex. : « À remettre en main propre lors de la réunion du mardi »).

Filtre boutique

Filtrez la liste de vos commandes par statut, date ou mode de paiement pour retrouver rapidement ce que vous cherchez.

Dans Boutique > Commandes, cliquez sur le bouton Filtres en haut du tableau.
Sélectionnez un ou plusieurs critères : Statut (En attente, Validée, Payée, Livrée), Période, Mode de paiement.
La liste se met à jour automatiquement selon vos critères.
Pour réinitialiser, cliquez sur Effacer les filtres.

💡 Conseil : Combinez le filtre Statut = Payée et une période pour générer rapidement le bilan des ventes d'un mois.

Recherche boutique

Retrouvez une commande spécifique en quelques secondes en recherchant par nom de client ou numéro de commande.

Dans Boutique > Commandes, cliquez dans la barre de recherche en haut du tableau.
Saisissez le nom, le prénom ou l'email du client.
Les résultats s'affichent en temps réel au fur et à mesure de votre saisie.
Cliquez sur la ligne de la commande pour l'ouvrir.

💡 Conseil : La recherche fonctionne aussi avec le numéro de commande si vous l'avez communiqué au client.

Chapitre 3 — 7 tutoriels

Gérer vos commandes

Validez, encaissez, livrez et suivez chaque commande. Envoyez des relances et supprimez les commandes inutiles.

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Validation manuelle

Validez manuellement une commande depuis l'espace de gestion
Validez une commande en attente et déclenchez la confirmation au client.

Paiement d'une commande

Enregistrez un paiement sur une commande validée via le bouton Gérer
Enregistrez un règlement reçu par chèque, virement ou espèces.

Quantité d'un produit

Modifiez la quantité d'un article depuis la gestion de commande
Modifiez la quantité d'un article après création de la commande.

Commande payée

Passez une commande au statut Payé après réception du règlement
Passez une commande au statut Payé une fois le règlement confirmé.

Commande livrée

Passez une commande au statut Livré pour finaliser son traitement
Marquez une commande comme livrée pour finaliser son cycle de vie.

Message de relance

Envoyez un message de relance pour une commande en attente de paiement
Envoyez un rappel automatique pour une commande en attente de paiement.

Suppression d'une commande

Supprimez définitivement une commande de votre liste de gestion
Supprimez définitivement une commande erronée ou annulée.

Validation manuelle

Si la validation automatique est désactivée, chaque commande doit être validée manuellement. Une fois validée, le client reçoit une confirmation automatique.

Dans Boutique > Commandes, filtrez sur le statut En attente de validation.
Cliquez sur la commande concernée pour l'ouvrir.
Vérifiez son contenu (produits, quantités, mode de paiement).
Cliquez sur Valider la commande.
Le statut passe à « Validée » et le client reçoit une confirmation par email.

💡 Conseil : Pour valider plusieurs commandes en même temps, sélectionnez-les avec les cases à cocher puis utilisez l'action groupée Valider la sélection.

Paiement d'une commande

Enregistrez le règlement d'une commande une fois le paiement reçu — chèque encaissé, virement reçu ou espèces remises en main propre.

Dans Boutique > Commandes, ouvrez la commande concernée.
Cliquez sur le bouton Gérer.
Dans la section Paiement, cliquez sur Enregistrer un paiement.
Sélectionnez le mode de paiement utilisé.
Saisissez le montant et la date de réception.
Cliquez sur Confirmer.

💡 Conseil : Si le montant reçu diffère du total (réduction manuelle, avoir), vous pouvez saisir un montant partiel. Le solde restant apparaîtra dans la fiche commande.

Quantité d'un produit

Après création d'une commande, vous pouvez modifier la quantité d'un article directement depuis l'espace de gestion.

Ouvrez la commande depuis Boutique > Commandes.
Cliquez sur Gérer.
Dans la liste des articles, cliquez sur le crayon (édition) à côté du produit concerné.
Modifiez la quantité dans le champ.
Cliquez sur Enregistrer — le total se recalcule automatiquement.

💡 Conseil : Si le stock est insuffisant pour la nouvelle quantité, Pep's Up vous alertera avant d'enregistrer la modification.

Commande payée

Passez une commande au statut Payée une fois le règlement intégralement confirmé. Ce statut permet de suivre l'avancement de vos encaissements.

Ouvrez la commande dans Boutique > Commandes.
Cliquez sur Gérer.
Dans la section Statut, cliquez sur Marquer comme payée.
Confirmez l'action.
Le statut s'affiche en vert dans votre tableau de bord.

💡 Conseil : Cette action peut déclencher un email de confirmation automatique au client si l'option est activée dans vos paramètres de notification.

Commande livrée

Marquez une commande comme livrée une fois l'article remis au client pour finaliser son cycle de vie et libérer votre tableau de bord.

Ouvrez la commande dans Boutique > Commandes.
Cliquez sur Gérer.
Cliquez sur Marquer comme livrée.
Confirmez l'action.
La commande passe en statut « Livrée » et est archivée dans votre historique.

💡 Conseil : Vous pouvez marquer plusieurs commandes comme livrées en une fois via les cases à cocher et l'action groupée, très utile après une distribution lors d'un événement.

Message de relance

Envoyez une relance automatique aux clients dont la commande est en attente de paiement. Un rappel bien timingé double le taux de règlement.

Dans Boutique > Commandes, ouvrez la commande non payée.
Cliquez sur Gérer.
Cliquez sur Envoyer une relance.
Un email est envoyé automatiquement au client avec le détail de sa commande et les instructions de paiement.
La date de dernière relance est enregistrée dans la fiche commande.

💡 Conseil : Attendez au moins 7 jours après la commande avant d'envoyer une première relance. Deux relances maximum sont recommandées avant de supprimer la commande.

Suppression d'une commande

Supprimez définitivement une commande qui n'a plus lieu d'être : erreur de saisie, annulation définitive ou commande test.

Dans Boutique > Commandes, ouvrez la commande à supprimer.
Cliquez sur Gérer.
En bas de la fiche, cliquez sur Supprimer la commande.
Confirmez la suppression dans la fenêtre de dialogue.
La commande est définitivement supprimée de votre liste.

⚠️ Attention : Cette action est irréversible. Si un paiement a déjà été encaissé, assurez-vous de rembourser le client avant de supprimer la commande.

Prochaine étape : Dons & reçus fiscaux !

Vous maîtrisez votre boutique en ligne. Découvrez maintenant comment gérer les dons et éditer vos reçus fiscaux CERFA en toute conformité.

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