Comptabilité
simplifiée

Configurer votre exercice comptable

Définissez la période comptable de référence avant toute saisie.

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Comptabilité puis Paramètres.
2. Dans la section Exercice comptable, cliquez sur Modifier.
3. Renseignez la date de début (ex. : 01/01/2024) et la date de fin (ex. : 31/12/2024).
4. Si votre association utilise un exercice décalé (ex. : octobre → septembre), ajustez les dates en conséquence.
5. Cliquez sur Enregistrer. L'exercice est désormais actif.
6. Pour créer un nouvel exercice en fin d'année, revenez ici et répétez l'opération — les écritures de l'exercice précédent sont conservées.

Conseil : Ne changez jamais les dates d'un exercice en cours de route si des opérations ont déjà été saisies.

Connecter votre compte bancaire

Reliez votre banque à Pep's Up pour importer vos opérations automatiquement.

1. Allez dans Comptabilité > Banque puis cliquez sur Ajouter un compte.
2. Sélectionnez votre établissement bancaire dans la liste ou tapez son nom dans la barre de recherche.
3. Cliquez sur Connecter et authentifiez-vous sur l'interface de votre banque (connexion sécurisée DSP2).
4. Autorisez le partage des données de transaction pour la période demandée.
5. Une fois redirigé, vos opérations des 90 derniers jours s'importent automatiquement.
6. Pour une banque non intégrée, utilisez l'import manuel : téléchargez le relevé en format OFX ou CSV depuis votre banque, puis cliquez sur Importer un relevé.

Important : La connexion bancaire doit être renouvelée tous les 90 jours (obligation réglementaire DSP2).

Créer et gérer vos budgets

Définissez les enveloppes budgétaires de votre association pour suivre vos dépenses.

1. Accédez à Comptabilité > Budgets et cliquez sur Nouveau budget.
2. Donnez un nom au budget (ex. : « Animation culturelle », « Fonctionnement »).
3. Saisissez le montant alloué pour cet exercice.
4. Associez une couleur pour le distinguer visuellement dans les rapports.
5. Cliquez sur Enregistrer. Le budget apparaît dans le tableau de bord.
6. Pour affecter une dépense ou une recette à ce budget, ouvrez l'opération concernée et choisissez le budget dans le champ dédié.

Bonne pratique : Créez un budget par grand poste (ressources humaines, communication, animations) plutôt que par ligne comptable.

Configurer la devise

Définissez la devise principale utilisée dans votre comptabilité.

1. Allez dans Comptabilité > Paramètres.
2. Faites défiler jusqu'à la section Devise.
3. Sélectionnez Euro (€) dans la liste déroulante (ou la devise de votre pays si différent).
4. Choisissez le format d'affichage : symbole avant ou après le montant.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Note : Si votre association reçoit des paiements en devises étrangères, les conversions sont appliquées automatiquement au taux du jour.

Renseigner le contact de facturation

Configurez les informations qui apparaîtront sur vos factures et reçus fiscaux.

1. Dans Paramètres > Association, faites défiler jusquà Contact de facturation.
2. Renseignez le nom officiel de l'association (tel qu'il figure aux statuts).
3. Saisissez l'adresse complète du siège social.
4. Ajoutez le numéro SIRET et le numéro RNA si applicable.
5. Indiquez un email de contact et un numéro de téléphone.
6. Cliquez sur Enregistrer. Ces informations s'affichent automatiquement sur tous vos documents officiels.

Personnaliser le pied de page des factures

Ajoutez les mentions légales obligatoires et votre branding en bas de chaque facture.

1. Allez dans Comptabilité > Paramètres > Modèle de document.
2. Dans la zone Pied de page, saisissez vos mentions légales (ex. : « Association loi 1901 — RNA W12345678 — SIRET 123 456 789 00010 »).
3. Ajoutez votre numéro de compte bancaire (IBAN) si vous souhaitez l'afficher.
4. Vous pouvez également intégrer un message de remerciement (ex. : « Merci de votre soutien »).
5. Prévisualisez le rendu via le bouton Aperçu.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Obligatoire : Le numéro RNA ou SIREN doit figurer sur tous les documents commerciaux.

Activer le paiement en ligne

Permettez à vos adhérents de régler leurs factures directement en ligne.

1. Dans Paramètres > Paiements, cliquez sur Activer le paiement en ligne.
2. Choisissez votre prestataire de paiement (Stripe, Payplug, etc.) et cliquez sur Connecter.
3. Suivez les instructions de vérification du prestataire (identity check, coordonnées bancaires).
4. Une fois activé, les factures envoyées par email contiendront un bouton « Payer en ligne ».
5. Définissez les modes de paiement acceptés : carte bancaire, virement SEPA, prélèvement.
6. Testez avec une facture de 1 € avant de basculer en production.

Créer un produit d'adhésion

Configurez les formules d'adhésion vendues via la boutique de votre association.

1. Allez dans Boutique > Produits et cliquez sur Nouveau produit.
2. Choisissez le type Adhésion.
3. Nommez la formule (ex. : « Adhésion annuelle — Tarif normal »).
4. Définissez le prix et la durée de validité (12 mois, 1 an civil, etc.).
5. Cochez Générer un reçu fiscal si l'adhésion donne droit à une déduction fiscale.
6. Ajoutez une description visible par l'adhérent et cliquez sur Enregistrer.

Astuce : Créez une variante « Tarif réduit » directement depuis ce même produit via l'onglet Variantes.

Configurer la boutique en ligne

Paramétrez l'apparence et le fonctionnement général de votre boutique.

1. Allez dans Boutique > Paramètres.
2. Activez la boutique avec le commutateur Boutique en ligne active.
3. Renseignez le nom de la boutique et uploadez votre logo.
4. Définissez les modes de paiement acceptés (CB, chèque, espèces, virement).
5. Configurez les notifications email : confirmation de commande, facture, relance.
6. Copiez le lien de votre boutique et intégrez-le à votre site internet ou vos emails.

Créer un produit événement

Vendez des billets ou des inscriptions à vos événements depuis la boutique.

1. Dans Boutique > Produits, cliquez sur Nouveau produit et choisissez le type Événement.
2. Nommez l'événement et ajoutez une description détaillée (date, lieu, programme).
3. Définissez le prix du billet et le nombre de places disponibles.
4. Activez la date limite d'inscription si nécessaire.
5. Ajoutez une image de couverture attractive pour la boutique.
6. Cliquez sur Publier. L'événement apparaît immédiatement dans votre catalogue.

Appliquer une réduction

Créez des codes promo ou des remises automatiques sur vos produits.

1. Dans Boutique > Réductions, cliquez sur Nouvelle réduction.
2. Choisissez le type : Pourcentage (ex. : -10 %) ou Montant fixe (ex. : -5 €).
3. Saisissez un code promo ou laissez vide pour une remise automatique.
4. Définissez les conditions : produits concernés, montant minimum de commande, nombre d'utilisations maximal.
5. Fixez les dates de validité du code.
6. Cliquez sur Enregistrer et communiquez le code à vos adhérents.

Gérer les quantités de stock

Suivez les stocks de vos produits physiques pour éviter les surventes.

1. Ouvrez un produit dans Boutique > Produits.
2. Activez l'option Gérer le stock.
3. Saisissez la quantité disponible initiale.
4. Définissez le seuil d'alerte de stock bas pour être notifié avant la rupture.
5. Choisissez le comportement en rupture de stock : bloquer les commandes ou autoriser les commandes en liste d'attente.
6. Cliquez sur Enregistrer. Le stock se décrémente automatiquement à chaque vente.

Créer une section dans la boutique

Organisez vos produits par catégories pour faciliter la navigation.

1. Dans Boutique > Sections, cliquez sur Nouvelle section.
2. Nommez la section (ex. : « Adhésions », « Stages », « Matériel »).
3. Ajoutez une description et une image de couverture optionnelles.
4. Glissez-déposez les produits concernés dans cette section.
5. Ajustez l'ordre d'affichage des sections par glisser-déposer.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Affecter une opération à un budget

Reliez chaque dépense ou recette à un budget pour un suivi précis.

1. Ouvrez une opération dans Comptabilité > Opérations.
2. Cliquez sur le champ Budget (en bas de la fiche).
3. Sélectionnez le budget concerné dans la liste déroulante.
4. Si l'opération concerne plusieurs budgets, utilisez la répartition pour ventiler le montant.
5. Cliquez sur Enregistrer. Le montant est déduit de l'enveloppe budgétaire correspondante.
6. Visualisez l'avancement dans Comptabilité > Tableau de bord > Budgets.

Filtrer les produits de la boutique

Trouvez rapidement un produit grâce aux filtres de recherche avancés.

1. Dans Boutique > Produits, cliquez sur l'icône Filtres en haut de la liste.
2. Filtrez par type : adhésion, événement, don, produit physique.
3. Filtrez par statut : publié, brouillon, archivé.
4. Filtrez par section ou par plage de prix.
5. Combinez plusieurs filtres pour affiner votre recherche.
6. Cliquez sur Réinitialiser pour effacer tous les filtres.

Rechercher un produit dans la boutique

Utilisez la barre de recherche pour trouver un produit spécifique instantanément.

1. Dans Boutique > Produits, cliquez sur la barre de recherche en haut de la liste.
2. Tapez le nom ou une partie du nom du produit recherché.
3. Les résultats se mettent à jour en temps réel.
4. Cliquez sur le produit pour ouvrir sa fiche et le modifier.
5. Pour une recherche plus précise, combinez la barre de recherche avec les filtres.

Saisir une dépense fournisseur

Enregistrez une facture ou un paiement à un prestataire dans votre comptabilité.

1. Dans Comptabilité > Dépenses, cliquez sur Nouvelle dépense.
2. Sélectionnez ou créez le fournisseur (contact).
3. Saisissez la date, le montant HT, la TVA applicable et le libellé.
4. Choisissez le compte comptable (ex. : 606 — Fournitures) et le budget associé.
5. Joignez la pièce justificative (photo de facture ou PDF) via le bouton Ajouter un justificatif.
6. Cliquez sur Enregistrer. La dépense est comptabilisée dans le journal.

Bon réflexe : Photographiez vos tickets de caisse immédiatement avec l'application mobile.

Enregistrer une recette depuis un contact

Saisissez un encaissement lié à un membre ou un client de votre base de contacts.

1. Dans Comptabilité > Recettes, cliquez sur Nouvelle recette.
2. Cliquez sur le champ Contact et tapez le nom du membre ou de l'organisation.
3. Saisissez la date de réception et le montant.
4. Choisissez le mode de paiement : virement, chèque, espèces, CB.
5. Indiquez le compte comptable (ex. : 756 — Cotisations) et le budget.
6. Cliquez sur Enregistrer. La recette est liée à la fiche contact.

Enregistrer un paiement par chèque

Saisissez un règlement reçu par chèque et préparez votre remise en banque.

1. Ouvrez une recette ou créez-en une nouvelle.
2. Dans le champ Mode de paiement, sélectionnez Chèque.
3. Saisissez le numéro de chèque et le nom de la banque émettrice.
4. Renseignez la date du chèque (peut différer de la date de réception).
5. Cliquez sur Enregistrer. Le chèque apparaît dans la liste des chèques à remettre.
6. Pour valider la remise en banque, rendez-vous dans Comptabilité > Remises de chèques.

Télécharger une facture

Exportez une facture au format PDF pour l'envoyer ou l'archiver.

1. Dans Comptabilité > Factures, trouvez la facture concernée.
2. Cliquez sur la facture pour ouvrir sa fiche détaillée.
3. Cliquez sur le bouton Télécharger en PDF.
4. Le fichier PDF est généré et téléchargé automatiquement sur votre ordinateur.
5. Pour envoyer la facture par email directement depuis Pep's Up, cliquez sur Envoyer par email et saisissez l'adresse destinataire.

Archivage : Conservez une copie de toutes vos factures pendant 10 ans (obligation légale).

Enregistrer un retrait en espèces

Tracez les sorties d'espèces depuis votre caisse pour maintenir votre comptabilité à jour.

1. Dans Comptabilité > Dépenses, créez une nouvelle dépense.
2. Dans le champ Mode de paiement, sélectionnez Espèces.
3. Saisissez le montant retiré et indiquez la destination (ex. : remboursement frais bénévole).
4. Joignez tout justificatif disponible (note de frais signée, ticket de caisse).
5. Associez l'opération au compte 530 — Caisse.
6. Cliquez sur Enregistrer. Le solde de caisse est mis à jour automatiquement.

Filtrer par contact

Retrouvez toutes les opérations liées à un contact spécifique.

1. Dans Comptabilité > Opérations, cliquez sur Filtres.
2. Dans le filtre Contact, tapez le nom du membre ou de l'organisation.
3. Sélectionnez le contact dans la liste suggérée.
4. La liste affiche uniquement les opérations (dépenses et recettes) liées à ce contact.
5. Vous pouvez combiner ce filtre avec une période ou un type d'opération.
6. Cliquez sur Exporter pour télécharger la liste filtrée en Excel.

Règler un fournisseur

Enregistrez un paiement à un prestataire et lettrez l'écriture.

1. Ouvrez la dépense fournisseur à régler dans Comptabilité > Dépenses.
2. Cliquez sur Ajouter un règlement.
3. Indiquez la date du paiement, le montant réglé et le mode de paiement.
4. Si le paiement est partiel, la dépense passe en statut Partiellement réglé.
5. Une fois intégralement réglée, la dépense passe en statut Payé.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Rechercher dans le journal

Retrouvez une écriture comptable précise dans votre journal.

1. Dans Comptabilité > Journal, utilisez la barre de recherche en haut.
2. Tapez le libellé, le montant ou le numéro de pièce de l'écriture.
3. Les résultats s'affichent en temps réel.
4. Cliquez sur une écriture pour l'ouvrir et la modifier si nécessaire.
5. Utilisez les filtres Date et Compte pour affiner davantage.

Filtrer le tableau de bord

Personnalisez l'affichage du tableau de bord pour visualiser les données qui vous intéressent.

1. Sur le Tableau de bord comptable, cliquez sur le sélecteur de période en haut à droite.
2. Choisissez : mois en cours, trimestre, exercice complet ou plage personnalisée.
3. Le tableau de bord met à jour tous les blocs (résultats, budgets, flux de trésorerie) automatiquement.
4. Cliquez sur un bloc pour accéder au détail des opérations correspondantes.
5. Utilisez le bouton Comparer pour afficher la période N vs N-1.

Effectuer une remise de chèques

Regroupez plusieurs chèques reçus en une seule remise bancaire.

1. Dans Comptabilité > Remises de chèques, cliquez sur Nouvelle remise.
2. La liste affiche tous les chèques enregistrés et non encore remis.
3. Cochez les chèques à inclure dans cette remise (ou cliquez sur Tout sélectionner).
4. Vérifiez le total de la remise et la date de dépôt.
5. Cliquez sur Valider la remise. Un bordereau de remise PDF est généré.
6. Imprimez le bordereau et déposez-le avec vos chèques à la banque.

Filtrer les opérations comptables

Utilisez les filtres avancés pour isoler des opérations spécifiques.

1. Dans Comptabilité > Opérations, cliquez sur Filtres avancés.
2. Filtrez par type : dépense, recette, virement interne.
3. Filtrez par période, montant min/max, mode de paiement.
4. Filtrez par compte comptable ou budget.
5. Filtrez par statut : réglé, en attente, rapproché.
6. Cliquez sur Appliquer. Les filtres sont sauvegardés pour votre prochaine session.

Effectuer un rapprochement bancaire

Vérifiez la concordance entre votre comptabilité et votre relevé bancaire.

1. Dans Comptabilité > Rapprochement, sélectionnez le compte bancaire à rapprocher.
2. Saisissez le solde final de votre relevé bancaire et la date de arrêté.
3. Pep's Up liste toutes les opérations non encore rapprochées. Cochez celles qui figurent sur votre relevé.
4. La différence entre le solde comptable et le solde bancaire s'affiche en temps réel. Elle doit tendre vers zéro.
5. Si un écart persiste, identifiez l'opération manquante et saisissez-la.
6. Cliquez sur Valider le rapprochement quand la différence est égale à 0 €.

Fréquence recommandée : Rapprochez vos comptes au minimum une fois par mois.

Exporter les dépenses et recettes

Téléchargez vos opérations au format Excel ou CSV pour votre comptable.

1. Dans Comptabilité > Opérations, appliquez les filtres souhaités (période, type, etc.).
2. Cliquez sur le bouton Exporter en haut à droite.
3. Choisissez le format : Excel (.xlsx) ou CSV.
4. Sélectionnez les colonnes à inclure (date, montant, libellé, compte, contact…).
5. Cliquez sur Télécharger. Le fichier est généré en quelques secondes.

Conseil : Exportez trimestriellement et envoyez à votre expert-comptable avec les pièces justificatives.

Générer le compte de résultat

Obtenez une vision synthétique des produits et charges de l'exercice.

1. Dans Comptabilité > Rapports, cliquez sur Compte de résultat.
2. Sélectionnez l'exercice comptable concerné.
3. Le rapport affiche les produits (recettes, subventions, cotisations) et les charges (dépenses, salaires) par poste.
4. Le résultat net (excédent ou déficit) s'affiche en bas du rapport.
5. Cliquez sur un poste pour voir le détail des écritures correspondantes.
6. Exportez en PDF via le bouton Télécharger en PDF pour l'assemblée générale.

Exporter le Grand Livre

Générez le détail de toutes les écritures classées par compte comptable.

1. Dans Comptabilité > Rapports, cliquez sur Grand Livre.
2. Sélectionnez la période ou l'exercice complet.
3. Filtrez par compte comptable si vous souhaitez n'afficher qu'un compte précis.
4. Le rapport liste chaque écriture avec : date, libellé, débit, crédit, solde progressif.
5. Cliquez sur Exporter en PDF ou Excel selon les préférences de votre expert-comptable.

Usage : Document obligatoire à fournir lors de la vérification comptable annuelle.

Exporter la Balance

Vérifiez l'équilibre global débit/crédit de votre comptabilité.

1. Dans Comptabilité > Rapports, cliquez sur Balance des comptes.
2. Sélectionnez la période.
3. La balance affiche pour chaque compte : solde débiteur, solde créditeur, solde net.
4. Vérifiez que le total débit égal total crédit — si ce n'est pas le cas, une erreur de saisie existe quelque part.
5. Exportez en PDF ou Excel pour votre expert-comptable.

Exporter le Bilan

Obtenez une photo du patrimoine de votre association à la date de clôture.

1. Dans Comptabilité > Rapports, cliquez sur Bilan.
2. Sélectionnez la date de clôture de l'exercice.
3. Le bilan affiche :
   • Actif : immobilisations, créances, trésorerie.
   • Passif : réserves, résultat, dettes fournisseurs.
4. L'actif total doit égaler le passif total. Tout écart indique une erreur comptable.
5. Exportez en PDF pour l'assemblée générale et les dossiers de subvention.

Exporter les opérations comptables

Exportez l'intégralité des écritures de l'exercice pour votre expert-comptable.

1. Dans Comptabilité > Rapports, cliquez sur Export comptable.
2. Choisissez le format d'export : FEC (Fichier des Écritures Comptables, format légal français), Excel ou CSV.
3. Sélectionnez l'exercice comptable à exporter.
4. Cliquez sur Générer l'export.
5. Le fichier est prét en quelques secondes. Téléchargez-le et transmettez-le à votre expert-comptable.

FEC : Ce format est exigé par l'administration fiscale en cas de contrôle. Conservez-le précieusement.