Que peut apporter l’adhésion en ligne à votre association?
Après avoir identifié toutes les plus grosses difficultés de la rentrée de votre association, il est temps de positiver et de voir tous les avantages que l’adhésion en ligne peut apporter à votre association et aux membres du bureau 😉
C’est quoi l’adhésion en ligne ?
On est en plein dans ce qu’on appelle la dématérialisation. On évite le papier quand cela n’est pas nécessaire et c’est pas plus mal pour notre chère vieille planète 🌍.
On se sert des outils numériques pour simplifier la vie de tout le monde. Rien de plus ennuyeux et chronophage que de faire la queue pour déposer un dossier papier. Autant le faire directement en ligne, depuis son canapé ! Car c’est chronophage non seulement pour les bénévoles du bureau, mais aussi pour les familles et les adhérents.
Un petit calcul : 10 minutes perdues par dossier × 200 adhérents = près de 34 heures économisées… ce n’est pas rien !
Cela ne remplace pas les moments de convivialité, les rencontres et les échanges, mais cela permet de consacrer le temps des bénévoles et des adhérents à ce qui compte vraiment : la vie de l’association.
Car donner de son temps en tant que bénévole est déjà un beau geste. Mais si ce temps est gaspillé à trier des papiers, courir après des signatures ou vérifier des chèques, on risque vite de décourager les bonnes volontés. Avec l’adhésion en ligne, l’énergie bénévole est préservée pour les projets et les actions qui motivent vraiment.
Les avantages de l’adhésion en ligne ?
L’écologie
Moins de papier, moins d’impressions, plus de scans. Les certificats médicaux, attestations ou autres justificatifs sont transmis et stockés directement en ligne. Plus besoin de remplir un placard entier de dossiers d’adhérents.
Les documents à mettre à jour
Vos formulaires sont modifiables en quelques clics. Vous pouvez remplacer un document, ajouter une attestation obligatoire, supprimer un champ devenu inutile. Si rien n’a changé, l’adhérent n’a rien à refaire.
Les informations à saisir et celles obligatoires
Là où le papier exige des vérifications manuelles, le numérique s’en charge pour vous : un certificat manquant ? Une attestation oubliée ? Le système bloque l’envoi tant que tout n’est pas conforme. Résultat : vos dossiers arrivent complets.
Depuis 2023, vous pouvez même définir certains produits ou champs comme obligatoires, pour garantir la cohérence de vos dossiers.
Le choix de vos produits (cotisations par exemple)
Chaque association propose ses cotisations, ses licences ou ses services. Avec Pep’s Up, vous créez vos “produits” avec tarifs et options.
Les calculs sont automatiques → fini les erreurs de montant.
Depuis 2024, vous pouvez même créer des codes promotionnels (réductions en %) pour certaines catégories de membres, ou mettre en place un système de quotas avec affichage de la quantité restante de places disponibles.
Les signatures électroniques
Depuis 2023, il est possible de demander aux adhérents de signer leur dossier en ligne (au doigt ou à la souris), pour valider règlements intérieurs, chartes ou autorisations parentales. Plus besoin d’attendre un retour papier.
Communiquez facilement
Fini les courriers ! Vous annoncez l’ouverture de la campagne d’adhésion par email en un clic. Les adhérents reçoivent un lien direct vers le formulaire.
Depuis 2023, les messages automatiques (confirmation d’adhésion, validation de paiement, rappel à l’expiration…) sont personnalisables pour coller au ton de votre association.
La réutilisation des données
Les informations collectées une année sont réutilisées la suivante. L’adhérent retrouve un formulaire pré-rempli : il n’a qu’à corriger ce qui change ou valider si tout est identique. Un gain de temps énorme pour lui comme pour vous.
Depuis 2023, il est aussi possible de renouveler un dossier avant sa date d’expiration.
Validation et gestion des dossiers
Le bureau garde la main : chaque dossier peut être accepté ou refusé. En cas de refus (document manquant, erreur…), l’adhérent reçoit une notification pour corriger son dossier, qu’il peut renvoyer tranquillement sans bloquer le reste.
En parallèle, un tableau clair permet de filtrer les dossiers expirés, à expirer ou en cours de paiement, pour savoir exactement où vous en êtes.
Relances automatiques
Vous voyez d’un coup d’œil qui a oublié de compléter son dossier ou de payer. Un clic = une relance.
Suivi des dossiers d’adhésion et de l’avancement du paiement des dossiers
Vous pouvez voir d’un coup d’œil l’avancement de vos paiements avec le paiement en ligne mais aussi avec les paiements classiques. Vous verrez le reste à payer de chaque dossier d’adhésion et un récapitulatif vous montrera rapidement l’argent qui doit rentrer dans les caisses de l’association. La relance de paiement vous permettra aussi de rappeler les personnes qui ont juste oublié de régulariser leur situation.
Paiement en ligne et hors ligne
Les adhérents réclament souvent le paiement en ligne car il est plus simple et rapide. Avec Pep’s Up, c’est possible depuis longtemps :
paiement en ligne par CB, en une ou plusieurs fois,
encaissements automatiques et sécurisés,
frais Stripe gérés de manière transparente (depuis 2023, choix de qui paie les frais : association ou adhérent),
depuis 2025, les factures liées aux frais Stripe sont générées automatiquement.
Et si vous recevez encore des chèques ? Vous les enregistrez dans le système, qui vous rappellera même d’aller les déposer en banque.
Suivi financier et comptabilité automatique
Chaque paiement (CB, virement, chèque, espèces) est lié à un dossier et automatiquement intégré dans la comptabilité de l’association.
Comme chaque produit est associé à une catégorie comptable, toutes les écritures se génèrent seules. C’est un gain de temps colossal pour le trésorier.
Depuis 2025, Pep’s Up propose même la suppression automatique des lignes comptables à 0 € pour des rapports plus lisibles.
Comment mettre en place l’adhésion en ligne pour mon association ?
Mettre en place une adhésion en ligne par ses propres moyens est techniquement possible… mais c’est rarement simple.
Il faut d’abord un CMS pour gérer le site et la communication, puis ajouter des plugins pour créer des formulaires configurables. Vous obtiendrez peut-être un système fonctionnel, mais limité : pas de gestion de dossiers par famille, pas d’automatisation poussée.
Ensuite, il faut penser à exporter les données : récupérer les inscriptions pour les traiter ailleurs, saisir les paiements dans un tableur, puis tout retranscrire dans le logiciel de comptabilité. Chaque étape est source d’erreurs et demande beaucoup de rigueur.
Et puis, soyons honnêtes : ce genre de système devient vite un château de cartes. À la moindre mise à jour d’un plugin ou d’une extension, tout peut se bloquer. Dans bien des cas, l’ensemble repose sur une seule personne, “le génie informatique” de l’association. Mais si cette personne s’éloigne ou quitte le bureau, c’est la galère assurée…
Heureusement, il existe une autre voie. THE solution en réalité.
Avec un logiciel tout-en-un comme Pep’s Up, tout est déjà pensé pour les associations :
formulaires d’adhésion en ligne simples à configurer,
paiements intégrés (en ligne ou hors ligne),
gestion des familles et des options,
relances automatiques,
comptabilité alimentée en temps réel,
et toutes les dernières innovations (cartes adhérents, codes promo, signature électronique, etc.).
Pas besoin de compétences techniques, pas besoin de bricoler. Vous gagnez du temps, vous évitez les erreurs, et vous sécurisez la gestion de votre association.
Bref, c’est simple, efficace, et tellement plus confortable. Pour vos bénévoles, pour vos adhérents… et pour la pérennité de votre association. Pep’s Up, c’est THE solution
Il est vrai que le module d’adhésion en ligne de Pep’s Up répond à toutes ces problématiques, et cela sans aucune difficulté (Il y a même un guide pour vous aider 😉 Guide #3 adhésion en ligne )
Dans un prochain article, je vous expliquerai comment mettre en place l’adhésion en ligne avec Pep’s Up (pendant votre phase de test gratuite de 30 jours par exemple…)