Organiser un événement associatif : gérez tout depuis Pep's Up
Inscriptions en ligne, invitations ciblées, billetterie, pointage le jour J — le module Événements de Pep's Up est conçu pour que votre prochain tournoi, assemblée générale ou gala ne vous coûte plus de nuits blanches. Voici comment en tirer le meilleur parti.
Créer et configurer votre événement en quelques minutes
La première étape pour un événement réussi, c'est une page claire et complète qui donne envie de s'inscrire. Dans Pep's Up, la création d'un événement ne demande aucune compétence technique. Vous remplissez une fiche structurée, et votre événement est immédiatement visible sur le site de votre association.
Titre & description
Donnez un nom accrocheur à votre événement et rédigez une description complète qui répond aux questions essentielles de vos membres.
Dates & horaires
Définissez la date de début, de fin, et l'heure de l'événement. Idéal pour les événements multi-jours comme les séjours ou les formations.
Lieu & Maps
Saisissez l'adresse et l'intégration de la carte Maps s'affiche automatiquement. Vos participants trouvent le lieu sans chercher.
Image illustrative
Ajoutez une photo ou une affiche pour rendre la page de l'événement visuellement attractive et partageable sur les réseaux sociaux.
Au-delà des informations de base, vous pouvez configurer des options d'affichage avancées : choisir d'afficher ou non la liste des inscrits, activer ou désactiver les commentaires sur la page de l'événement, et contrôler la visibilité en ligne (publique ou réservée aux membres connectés).
Bon à savoir : la visibilité en ligne vous permet de publier un événement sans qu'il soit encore accessible au grand public. Pratique pour préparer en avance et publier au moment opportun.
Invitations ciblées et inscriptions en ligne
L'un des points les plus chronophages dans l'organisation d'un événement associatif, c'est la gestion des invitations et des listes de participants. Pep's Up automatise tout ça — et vous laisse un contrôle précis sur qui peut s'inscrire.
Événement public
Accessible à tous vos membres qu'ils soient adhérent, ancien adhérent ou contact extérieur à l'association. Parfait pour les événements ouverts à la communauté locale ou pour recruter de nouveaux adhérents.
Adhérents uniquement
Réservé aux membres considéré comme adhérents actif. L'accès est automatiquement contrôlé par le statut d'adhésion dans Pep's Up.
Sur invitation
Seuls les membres ayant reçu une invitation par email peuvent s'inscrire. Idéal pour les événements réservés à un groupe spécifique.
Quotas & liste d'attente
Définissez un nombre de places maximum. Les inscriptions au-delà basculent automatiquement en liste d'attente.
Pour les événements sur invitation, l'envoi d'emails est directement intégré dans l'outil. Vous pouvez cibler vos invitations par groupe dynamique ou fixe (l'équipe dirigeante, les bénévoles actifs…), ou en sélectionnant manuellement des membres. Fini les fichiers Excel partagés en copie cachée.
- Ciblage par groupes dynamique de membres définis dans Pep's Up (catégorie d'adhésion, rôle dans l'association…)
- Ciblage par groupe fixe alimenté par vos choix.
- Sélection manuelle pour composer une liste personnalisée d'invités
- Suivi en temps réel des taux de réponse : inscrit, en attente, refus
Astuce de pro
Activez la liste d'attente même si vous n'êtes pas sûr d'atteindre votre quota. Elle vous donnera un signal précieux sur la popularité de votre événement et vous évitera de refuser des participants trop tôt.
Mettre en place une billetterie en ligne
Vous organisez un tournoi avec droits d'entrée, un gala caritatif, ou une sortie avec participation aux frais ? Le module Événements de Pep's Up intègre une billetterie complète, directement connectée à votre comptabilité associative. Pas besoin d'un outil tiers — tout se gère au même endroit.
Reliez vos produits comptables
Associez l'événement à un ou plusieurs produits définis dans votre comptabilité Pep's Up. Chaque inscription payante est automatiquement imputée au bon compte, avec le bon tarif.
Définissez vos tarifs
Créez plusieurs niveaux tarifaires : plein tarif, tarif adhérent, tarif réduit enfant… Chaque profil de participant peut choissir les options qui le concerne.
Choisissez les modes de paiement
Acceptez le paiement par carte bancaire en ligne (sécurisé, immédiat) ou proposez le paiement hors ligne (chèque, espèces, virement) pour les membres qui le préfèrent.
Suivez les paiements en temps réel
Un tableau de bord affiche l'état de chaque inscription : payé, en cours de paiement, à payer. Relancez d'un clic les retardataires.
L'avantage décisif de cette intégration : chaque euro encaissé lors d'un événement est automatiquement tracé dans votre comptabilité. Fini les rapprochements manuels entre votre outil de billetterie et votre logiciel comptable en fin d'exercice.
Piloter le Jour J sans stress
Le vrai test de votre organisation, c'est le jour de l'événement. C'est là que tout se joue : les no-shows, les inscriptions de dernière minute, le pointage à l'entrée. Pep's Up vous donne les outils pour rester serein même quand ça s'emballe.
Tableau de bord
Visualisez en un coup d'œil le nombre d'inscrits, le taux de réponse, et les paiements en attente — avant et pendant l'événement.
Listes d'émargement
Téléchargez en un clic la liste complète des inscrits au format PDF ou Excel pour l'accueil physique ou la remise à votre commissaire aux comptes.
Pointage le jour J
Utilisez la fonctionnalité de suivi des présences pour pointer les présences directement à l'entrée. Les données se synchronisent en temps réel.
Le pointage via l'application est particulièrement utile pour les événements avec beaucoup de participants ou plusieurs points d'entrée simultanés. Chaque bénévole à l'accueil peut pointer depuis son téléphone — les présences remontent instantanément dans le tableau de bord central.
La liste d'émargement téléchargeable est particulièrement utile lors des assemblées générales où la preuve de présence des membres votants est un impératif légal.
Le plus grand ennemi de vos événements associatifs, c'est l'oubli. Envoyez une invitation de rappel 48h avant l'événement via la fonction d'email intégrée de Pep's Up en ciblant uniquement les inscrits confirmés. Ajoutez-y le lien vers la page de l'événement pour qu'ils retrouvent facilement l'adresse via la carte Maps. Ce simple rappel peut faire gagner 10 à 20 points de taux de présence par rapport à un événement sans relance.
Votre prochain événement mérite mieux qu'un tableur
Inscriptions, billetterie, invitations, pointage — tout ça dans un seul outil, connecté à la comptabilité de votre association. Pep's Up est fait pour ça.
Essayer Pep's Up gratuitementVoir toutes les fonctionnalités →
Le module Événements fait partie intégrante de la solution Pep's Up. Pour connaître les détails des fonctionnalités incluses dans votre formule, nous vous invitons à consulter la page tarifs sur pepsup.com ou à contacter directement l'équipe commerciale.
Oui, il n'y a pas de limite au nombre d'événements actifs simultanément. Vous pouvez gérer en parallèle votre assemblée générale annuelle, une sortie de section et un tournoi — chacun avec ses propres règles d'accès, tarifs et listes de participants.
Oui. Les paiements par carte bancaire sont sécurisés et versés directement sur le compte bancaire de votre association, après déduction des frais de transaction. Pep's Up ne retient aucun fonds — vous avez la main complète sur votre trésorerie.
Oui. Vous pouvez créer autant de niveaux tarifaires que nécessaire (plein tarif, tarif adhérent, tarif réduit, tarif famille…). Chaque tarif est relié à un produit comptable, ce qui assure une traçabilité parfaite dans vos états financiers.
Lorsque le quota de places est atteint, les nouvelles inscriptions basculent automatiquement en liste d'attente si vous avez activé cette option. Si un inscrit se désiste, la première personne sur liste d'attente peut être notifiée et sa place confirmée. Sans liste d'attente activée, les nouvelles inscriptions sont simplement bloquées.
