Comment gérer la base de données des membres de son association ?

La gestion des membres constitue l’un des aspects les plus complexes dans le fonctionnement d’une association. Pour optimiser cette gestion, les associations s’appuient sur ce que l’on appelle une base de données. Si vous rencontrez des difficultés à suivre et organiser vos adhérents, cet article est spécialement conçu pour vous aider.

La base de données : ça sert à quoi exactement ?

Une base de données sert avant tout à stocker toutes les informations concernant les membres de votre association. Elle regroupe les informations personnelles essentielles de chaque membre : nom, prénom, adresse, ainsi que leurs coordonnées comme l’e-mail et le numéro de téléphone. Pour l’association, disposer d’une base de données bien organisée facilite non seulement la communication, mais permet également aux membres du bureau d’optimiser l’organisation des différentes activités.

Ce que vous devez faire pour avoir une base de données fonctionnelle

Comme il est mentionné précédemment, une base de données est un outil essentiel servant à assurer la continuité des activités associatives. De ce fait, si vous souhaitez parfaire la gestion de la base de données de votre association, vous devez :

• Actualiser la base de données : une base de données réellement exploitable est une base régulièrement mise à jour. Cela permet aux membres du bureau d’éviter toute erreur concernant les informations des adhérents.
• La rendre accessible : il est essentiel, voire impératif, que la base de données soit accessible à tous les membres du bureau. Dans certaines associations, elle peut même être consultée par les simples adhérents.
• Éviter la base de données papier : certaines associations continuent d’archiver les informations de leurs membres sur papier. Cette pratique est fortement déconseillée : elle oblige les membres du bureau à se déplacer au siège pour obtenir un simple contact, occupe beaucoup d’espace et demande de nombreuses tâches pour rester fonctionnelle.

Ces gestes simples font partie des bonnes pratiques fondamentales pour assurer le bon fonctionnement de votre association grâce à une base de données fiable et efficace.

Faites décoller l’efficacité de votre association avec Pep’s Up

Pep’s Up est certainement la solution qui répond au mieux à vos besoins si vous n’avez pas le temps d’entretenir manuellement la base de données de votre association. Plus que cela, Pep’s Up est un logiciel de gestion associatif permettant de manager efficacement son association. Ce logiciel permet aux membres du bureau de bénéficier d’une base de données ergonomique, automatisée et disponible partout.

Avec Pep’s Up, il n’est plus nécessaire de saisir les données manuellement. Dès qu’un nouveau membre termine son inscription, ses informations sont automatiquement mises à jour dans la base de données. Où que vous soyez, vous et les membres de votre association pouvez accéder à cette base depuis tous vos appareils : PC, Mac, smartphone…

Encore mieux, la base de données de Pep’s Up est entièrement connectée aux autres aspects de la gestion de l’association : comptabilité, site internet, gestion des membres, et bien plus.